لزوم طراحی یک اتوماسیون اداری

امروزه مدیریت برگردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمانها و موسسات اقتصادی بکلی متحول شده است و استفاده از رو‎شهای کند و مشکل‎ساز اداری غیرمکانیزه قابل قبول نمیباشد. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می‎دهند، بسوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است.
یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب ، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت و منابع در سازمان می باشد. راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین ندیریت به گردش کارها را میسر می سازد.

لزوم بکارگیری نرم افزارهای اتوماسیون اداری

برای توضیح مزایای اتوماسیون اداری لازم به ذکر است که وجود یک سیستم نامناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان ، صرف انرژی بیشتر ، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ور شدن سازمان می شود. تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای ازپاسخ ها را کاهش داده و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره وری گردد.
در هر ارگانی که الگوی سازمان الکترونیکی به طور صحیح و کامل پیاده سازی شود و نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در آن به کار گرفته شود ، آن ارگان تبدیل به سازمانی بدون نیاز به کاغذ ، با عکس العمل هایی سریع و کارآمد خواهد شد.

دستاوردهای بکارگیری سیستم های اتوماسیون اداری

- امکان انجام کارهای اداری با به کار گیری نرم افزار های اداری در خارج از محل کار و در هر زمان توسط مدیران و حتی کارشناسان
- کاهش فعالیت های موازی مانند تکثیر بی مورد مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کم با ایمنی بالایی که نرم افزار اداری دارد.
- از مزیت های خاص نرم افزاراتوماسیون اداری می توان به مراجعه آسان به مکاتبات در هر زمان و بدون نیاز به حضور مسئول دبیرخانه یا بایگانی یا دفتر اشاره کرد.
- قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد که بیشتر در نرم افزار اتوماسیون صنعتی کاربرد دارد.
- محول کردن بخش زیادی از فعالیت های مسئولان دفترها ، منشی ها ، حروف چین ها به سیستم نرم افزاری و کارتابل اداری
- امکان پیگیری مکانیزه کارها در هر مکان و هر زمان و اطلاع از امور معوق و تاخیر شده
- اعمال کنترل بیشتر در نقل و انتقال مکاتبات و اطلاعات طبقه بندی شده
- تامین دقت در انجام عملیات و ثبت تمام امور برای کاربر نرم افزار اداری
- ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
- سهولت و سرعت در گردش عملیات با اتوماسیون اداره