طراحی اتوماسیون

در عصر فناوری اطلاعات، باید اطلاعات به سرعت انتقال یابند و سرعت دسترسی به داده ها به اندازه سرعت نور باشد. طبیعی است که با این تفاسیر باید از کاغذ و خودکار و بایگانی کردن اسناد کاغذی فاصله گرفت و به سمت اینترنت و سایت و الکترونیکی کردن اسناد پیش رفت. در ادارات باید اسناد به شکل الکترونیک بایگانی شوند. هر کارمند و مشتری یک پروفایل داشته باشد و از طریق آن به تمامی اسناد و امکانات سیستم دسترسی داشته باشد. تمامی مکاتبات از طریق سیستم انجام شود. خلاصه اینکه در این سیستم همه چیز باید الکترونیکی شود.

امروزه مدیریت برگردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمانها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است و استفاده از رو‎شهای کند و مشکل‎ساز اداری غیرمکانیزه قابل قبول نمی باشد. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند، مسئولین و مدیران را که به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می‎دهند، بسوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است.

یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب ، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید در جهت صرفه جویی زمان و استفاده بهینه از وقت و منابع در سازمان می باشد. راه حل های مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت به گردش کارها را میسر می سازد.

لزوم بکارگیری نرم افزارهای اتوماسیون اداری

برای توضیح مزایای اتوماسیون اداری لازم به ذکر است که وجود یک سیستم نامناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان ، صرف انرژی بیشتر ، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ور شدن سازمان می شود. تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای ازپاسخ ها را کاهش داده و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره وری گردد.

برای دیدن نمونه کار های ما کلیک کنید.